كيف تجعل كل دقيقة ذات قيمة في العمل؟
ندى علي
2019-02-25 05:07
الوقت محدود فليست لدينا إلا ساعات محدودة لإنجاز ما يجب علينا إنجازه وما نريد إنجازه، وعندما ندير وقتنا بمزيد من الفعالية والكفاءة، نقلل الضغط، والتوتر، والإحباط، ونصبح أكثر ثقة ونشعر أننا أفضل.
إن كل واحد منا مختلف عن الآخرين، نحن جميعا نعمل بأشكال مختلفة. ونعيش بأساليب مختلفة، وبالتالي ننجح باستخدام طرق مختلف، ليست هناك طريقة صحيحة وأخرى خاطئة عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت، والطريقة الصحيحة هي الطريقة التي تحقق النتائج وهناك العديد من الطرق لتحسين النظم التي نستخدمها بالفعل، أو النظر في استخدام نظم غيرها تمكننا من إنجاز المزيد، في وقت أقل، وبسهولة أكبر.
وأثناء قراءة هذا الموضوع قد تقول لنفسك:" لقد كنت أعرف ذلك طوال الوقت!". حسنا، ولكن هل تطبق ما كنت تعرفه طوال الوقت؟ فعلى أي حال، إدارة الوقت لا تعني مجرد معرفة النظم، والاستراتيجيات، والأساليب، إنها تعني استخدامها وتطبيقها.
قد تكون قرأت مواضيع أخرى حول إدارة الوقت، وهي مواضيع تشجع على اتباع نظم جامدة وقواعد صارمة، وهي أساليب لم تناسبك. ربما تكون شعرت معها بالعجز، أو الإرهاق، أو الهزيمة، وربما كنت تشعر الآن بالذنب لأنك ستستقطع جزءا من وقتك الثمين لقراءة موضوع آخر عن إدارة الوقت، ألا وهو هذا الموضوع الصغير. ولكن هناك أمل. وهذا هو جوهر هذا الموضوع.
1- اعرف كيف تستغل وقتك:
كل منا شخص متفرد، إننا ندرك ونعالج الأشياء بطرق مختلفة، كما أننا ندير وقتنا بطرق مختلفة. فليس هناك أسلوب واحد لإدارة الوقت يناسبنا جميعا، وقبل أن تستطيع إدارة وقتك بشكل أفضل، تحتاج لأن تفهم كيف تدير وقتك الآن، الخيارات التي تتخذها بوعي أو بغير وعي، ما أسلوبك التنظيمي؟ وكيف تستغل وقتك؟، هل تحمل تقويما يوميا؟، هل تحتفظ بنسخة من كل وثيقة تحمل توقيعك؟، هل تعيد تأكيد مواعيدك عادة؟، هل تحاول إعادة المكالمات الهاتفية خلال 24 ساعة؟، هل لديك مكان محدد في منزلك لوضع مفاتيحك؟، هل تحتفظ بورقة وقلم رصاص بجانب تليفونك؟، كلما زاد عدد الإجابة بنعم، كان ذلك أفضل.
قيم أسلوبك في التعامل مع الوقت بصدق. وحدد مجالات حياتك التي يمكن أن تستفيد بشدة من التحسين. وإليك ثلاث نقاط تسترشد بها:
تعرف على شعورك اللاواعي تجاه الوقت: هل هو شيء يجب ملؤه؟ هل هو شخص متنمر أو عدو؟ هل هو مورد تستفيد منه من أجل السعي وراء أهدافك؟
راقب الكيفية التي تقضي بها وقتك: دون أنشطتك والوقت الذي يستغرقه كل نشاط. وبعد ذلك حلل استخدامك للوقت.
قيم سيطرتك: اكتب قائمة بأنشطتك المعتادة وأعط لكل منها درجة من 1 (ليس لك سيطرة عليه) إلى 5 (سيطرة كاملة على النشاط).
2 - كن معتدلا
المقولة رقم 1 في قائمتي للخرافات المضلة فيما يتعلق بإدارة الوقت هي:" إدارة الوقت هي مجرد اسم آخر للسلوك الاستحواذي".
والاستحواذ هو فكرة مستمرة وغالبا ما تكون غير عقلانية. ونحن جميعا نصبح استحواذيين بشأن الوقت بين الحين والآخر. ولكن التصرفات الاستحواذية العرضية لا تمثل مشكلة عادة.
والاستحواذ الأكثر شيوعا وخطورة هو الاستحواذ العام تجاه الوقت.
أجب عن الأسئلة التالية:
هل تشعر بالذنب إذا لم تفعل شيئا مثمرا في العطلات الأسبوعية؟
هل تبقى لوقت متأخر في العمل أكثر من مرة أسبوعيا؟
هل تحاول الوصول لمواعيدك في الوقت المحدد بالضبط، ليس مبكرا ولا متأخرا؟
هل تزعجك إشارات المرور الضوئية الحمراء أثناء القيادة؟
إن إدارة الوقت مؤلفة من سلسلة من الخيارات. والإدارة الجيدة للوقت تتطلب وضع أوليات، وعند وضع الأولويات، فإننا نتقبل حقيقة أن القيود الزمنية لابد بطبيعة الحال أن تقيد خياراتنا. كن معتدلا إذن. وإليك ثلاثة اقتراحات:
تغلب على السلوكيات الاستحواذية القهرية المرتبطة بالوقت باستخدام تلك العناصر الأربعة:
اعلم أن هذه السوكيات تولد الضغوط أكثر مما تحقق النتائج. تفهم أنه لا بأس بالتخلي عن تلك السلوكيات.
كن معتدلا بشأن إدارة الوقت: تقبل فكرة أنه قد لا يكون من الذكاء أن تحاول معرفة الحل الأكثر توفيرا للوقت. لا تجعل فكرة التوصل إلى أفضل الحلول فكرة استحواذية.
احذر مما يسميه علماء النفس سلوكيات" النمط أ": اعلم أن أصحاب شخصيات النمط أ يضعون جداول زمنية غير معقولة، ويضعون أهدافا مستحيلة أو غير ملائمة، ويحشدون الكثير جدا من الأعمال في فترة زمنية محدودة للغاية.
3 - خطط لتستمتع
المقولة رقم 2 في قائمتي للخرافات المضلة فيما يتعلق بإدارة الوقت هي:" إدارة الوقت تخمد العفوية والبهجة".
الأشخاص الذين يحسنون إدارة وقتهم يخصصون وقتا للاستمتاع. إنهم يعرفون الأشياء التي يجب تنظيمها والأشياء التي لا تحتاج لتنظيم، أما الأشخاص الذي يسيئون إدارة وقتهم فإنهم لا يستمتعون بنفس القدر، بسبب عدم التنظيم، والأولويات المبهمة غير الواضحة، والتوتر.
الأشخاص الأقل عرضة للمعاناة من الضغط والتوتر يظهرون عادة السمات التالية:
لديهم معارف وأصدقاء كثيرون، يأكلون وجبات غذائية منتظمة، ينامون نوما هادئا، لا يشربون الكحوليات، ولا يدخنون، ونادرا ما يشربون القهوة، يتمتعون بالصحة والعافية، وليسوا بد ناء أو نحفاء أكثر مما ينبغي، ويمارسون الرياضة بانتظام، يمكنك مقاومة آثار التوتر عن طرق تطوير أسلوب حياة أكثر صحة. وإليك ثلاث طرق لتحقيق ذلك:
خطط لتستمتع: اكتب قائمة بأكثر الأنشطة التي تحبها. وإذا لم تكن مارست اثنين من هذه الأنشطة على الأقل خلال الشهر الماضي، فقم بإدارة وقتك بحيث تستطيع الاستمتاع بها أكثر، بصورة منتظمة.
قاوم التوتر: قم بإدارة كل ما هو في نطاق سيطرتك بشكل أفضل، قلل الضغوط الناتجة عن وجود قدر أكبر مما ينبغي من الأعمال التي تحتاج للقيام بها وعدم توفر الوقت الكافي لذلك، قلل آثار التوتر: زد من قوة مقاومتك، قم بتنمية سلوكيات صحية إيجابية لمكافحة آثار التوتر.
4 - سيطر على بيئة عملك
المقولة رقم 3 في قائمتي للخرافات المضلة فيما يتعلق بإدارة الوقت هي:" ربما كنت أستطيع تنظيم نفسي، ولكن شركتي لا يمكن أبدا تنظيمها".
إلى أي مدى تستطيع أن تسيطر على بيئة عملك؟ ربما قليلا، وربما كثيرا، من السهل أن تكون منتقدا ومتشائما تجاه بيئة عملك وشركتك. ولكن ذلك عادة ما يزيد الموقف سوءا، إذا كانت طريقتك في العمل لا تتناسب مع ثقافة المؤسسة، فإن لديك ثلاثة خيارات: أن تتكيف مع طريقة المؤسسة، أو تنظم نفسك بأقصى ما تستطيع داخل محيط سيطرتك، أو تبحث عن مؤسسة تناسب طريقتك في العمل وتشعر فيها بمزيد من الارتياح. وإليك ثلاثة مقترحات سوف تساعدك:
خصص وقتا للاسترخاء: يعاني كثيرا من الناس من إحساس " بندرة الوقت". شجع شركتك أو القسم الذي تعمل فيه على تبني منهج أكثر توازنا تجاه الوقت. اقترح تخصيص ساعة للاسترخاء شهريا أو حتى أسبوعيا.
قلل المقاطعات. إذا كان الموظفين يقاطعونك أكثر مما ينبغي، فاطلب تصريحا بمزيد من ساعات العمل المرنة، أو حتى العمل من المنزل لبعض الوقت. رتب مع من حولك أفضل طرق للاتصال بينكم.
فرق بين ما هو ممكن وما هو مستحيل: نظم ما تستطيع تنظيمه تقبل ما لا تستطيع تنظيمه. وكن ذكيا بما يكفي لمعرفة الفرق.
5 - كيف استراتيجيات إدارة الوقت
المقولة رقم 4 في قائمتي للخرافات المضلة فيما يتعلق بإدارة الوقت هي:" أسلوب واحد يناسب الجميع".
نحن جميعا مختلفون لذا، يجب أن تطور أسلوبا ملائما لك في إدارة الوقت. بعض الاستراتيجيات تصلح مع معظم الناس في معظم الحالات (مثل وضع الأولويات، والتخطيط المسبق، والتفويض)، ولكن بعضها الآخر يجب تكييفه مع أسلوبك الشخصي.
ربما كنت تحب مثلا إنجاز مشروع ما بالكامل قبل الانتقال للمشروع التالي: تعمل بأسلوب خطي. وربما كنت ميالا إلى الشمولية في أسلوبك: أي أنك تستمتع ببراعة القيام بمهام متعددة في نفس الوقت.
الأساس هو التكيف مع الثقافات والأساليب الأخرى، ومساعدة الآخرين على التكيف مع أسلوب عملك. فإذا تقبلت أنك تستطيع إدارة الوقت في إطار أسلوبك الخاص، فسوف تجد سهولة في العثور على المتعة في حياة جيدة التنظيم، وتتمكن من التغلب على العقبات التي ربما كانت تمنعك من إدارة وقتك بشكل أفضل. جرب المقترحات الثلاثة التالية:
كن حساسا للاختلافات الشخصية: كل منا لديه أسلوب مختلف في إدارة الوقت، وغالبا ما يمكننا التعلم من الكيفية التي يدير بها الآخرون وقتهم.
فكر على مستوى إقليمي: تختلف مفاهيم الوقت وتوقعاته من إقليم إلى آخر، وأحيانا من مدينة إلى أخرى. فالناس في الغرب الأوسط من الولايات المتحدة الأمريكية مثلا يعتنقون قيما عن الترتيب الزمني للأحداث تختلف عن سكان الشمال الشرقي الأمريكي.
كن عالميا: قد يكون عالمنا " قرية عالمية" بالفعل، ولكن الاختلافات الثقافية بين سكان هذه القرية كثيرة للغاية. وإدارة الوقت عميقة الجذور في الثقافة.
6 - حدد الأولويات بنظام أ، ب، ج
أحد خيارات ترتيب الأولويات هو نظام أ، ب، ج.
هذا النظام، الذي ينصح به كل خبير في إدارة الوقت تقريبا (خصوصا خبير إدارة الوقت "آلان لاكين")، والذي يستخدمه الأشخاص الأكثر حساسية للتنظيم أكثر من أي طريقة أخرى، هو أقدم استراتيجيات ترتيب الأوليات.
إنها استراتيجيات أساسية تماما: أعط كل مهمة قيمة من القيم أ، ب،ج:
(أ): إذا كان لابد من إنجاز المهمة، وبسرعة. والمهمة ذات التصنيف أ قد تسفر عن نتائج استثنائية.
(ب): إذا كان يجب إنجاز المهمة قريبا. المهمة ب ليست ملحة كالمهمة أ، ولكنها لازالت مهمة.
(ج): إذا كانت المهمة يمكن تأجيلها بدون عواقب وخيمة. وبعض المهام يمكن أن تبقى في الفئة ج إلى أجل مسمى، والبعض الآخر يمكن أن يرتفع في النهاية إلى المستوى أ أو ب.
(د): إذا كانت المهمة غير ضرورية. سيكون من الجميل أن يتم إنجاز المهمة، ولكن من الممكن تماما تجاهلها بدون أي آثار سلبية واضحة أو خطيرة. ولكن أحيانا، يمكن أن تؤتي المهمة ذات التصنيف (د) نتائج مدهشة. التصنيف د يعني أن المهمة اختيارية.
وعند تحديد الأولويات، تذكر أن الوقت قبل الأهمية. وبعبارة أخرى، المهمة الأكثر إلحاحا يجب تنفيذها قبل المهمة الأكثر أهمية.
قدر قيمة منظم الوقت الخاص بك: اكتب قائمة بكل المهام وصنف كل مهمة فيها: أ،أوب،أوج.
بالطبع هذه النصيحة تفترض أنك تمتلك منظما للوقت من نوع ما. فإذا لم يكن لديك منظم للوقت، فابدأ باستخدامه.
قدر قيمة قائمة مهامك: اكتب قائمة بالأشياء المطلوب إنجازها بترتيب عشوائي.
وبعد ذلك، أعط كلا منها حرفا. هذه القائمة ستساعدك في تنظيم وقتك.
زود مكتبك بنظام حفظ ملفات من ثلاث أو أربع طبقات: صنف كل طبقة وفقا لنظام التصنيف أ، ب، ج. الطبقة الأعلى للمستوى أ، ثم التي يليها للمستوى ب، ثم المستوى ج، وأخيرا د. ضع كل مشروع أو ورقة في مجلد، وضع المجلد في الطبقة المناسبة.
7 - حدد الأولويات باستخدام الأوراق
الخيار الثاني لتحديد الأولويات هو نظام أ ب ج باستخدام بطاقات الفهرسة أو الملاحظات اللاصقة.
وهذا الشكل المعتمد على استخدام الأوراق لنظام أ ب ج قد يكون أفضل لك. اكتب كل مهمة من مهامك على بطاقة فهرسة منفصلة. وقم بوضع البطاقات على سطح مستو. وبعد ذلك، رتب هذه البطاقات حسب الأهمية أو الوقت.
ابدأ العمل على تحسين كيفية إدارتك للوقت الآن عن طريق اتباع تلك النصائح الثلاث
احفظ الملفات حسب الأولوية: يمكنك استخدام مجلدات بدلا من البطاقات المفهرسة أو الملاحظات اللاصقة. قم بترقيم 31 مجلدا لحفظ الملفات، مجلد لكل يوم من أيام الشهر، وضعها في ملفات معلقة. ضع كل مهمة في مجلد لحفظ الملفات، طبقا لحساسيتها للوقت. فكلما كانت المهمة أكثر حساسية للوقت، كان ترتيبها في الملف متقدما.
تمتع بمزايا التكنولوجيا: إذا كنت من محبي التكنولوجيا، فاستخدم نسخة كمبيوترية من ملفات التذكير مع العناصر الحساسة للتاريخ.
حدد الأولويات، وفكر فيها، وراجعها: أيا كان النظام الذي تستخدمه لتحديد الأولويات، فإن أفضل وقت لوضع الأولويات هو بعد الظهر أو في المساء السابق، وليس في الصباح. بهذه الطريقة، يمكنك التفكير مليا في قائمة، ومن ثم تراجعها في الصباح.
8 - حدد الأولويات وقم بالتغيير
الخيار الثالث لتحديد الأولويات هو نظام المراجعة والتقييم، وهو شكل آخر من أشكال نظام أ ب ج، ولكنه في الأساس يركز على النتائج ويعمل من خلال إجراء تعديلات سلوكية.
ستقوم بتحديد أولويات مهامك مستخدما نظام أ ب ج، بالرغم من أنه قد يكون من الأسهل أن تصنف أولوياتك كأعداد 3،2،1 بدلا من الحروف أ، ب،ج (سيتضح سبب ذلك بعد قليل).
إن نظام المراجعة والتقييم يستغرق وقتا أطول قليلا من نظام أ ب ج وحدة، ولكن التغييرات التي تنبع من التقييم والتحليل سوف توفر الوقت على المدى البعيد. إن تعديل السلوكيات استراتيجية مهمة لإدارة الوقت. ويمكن تلخيص الخطوات الثلاث كما يلي:
قيم نتائجك لكل مهمة تمت جدولتها: قم بذلك في نهاية اليوم أو مبكرا في الصباح اليوم التالي. أعط نفسك درجة، أ،ب،ج.
حلل أسباب أي نتيجة درجتها ب أو أقل: لماذا لم تحصل على أ؟ ما الذي منعك من إنجاز المهمة بشكل كامل ومتقن؟
حدد ما تريد تغييره: هل كانت العوامل شخصية، سلوكية؟ هل يتضمن هذا الظروف المحيطة بك أو الأشخاص الموجودين حولك؟ ما الذي يجب أن تفعله للتغلب على تلك العقبات؟
9 - حدد الأولويات حسب العوائد
الخيار الرابع من خيارات تحديد الأولويات هو نظام العوائد، ونستون"، مؤلف كتاب Getting Organized. وفي منهج "العوائد"، تقاس قيمة الوقت بمقدار ما يعود عليك من عائد وقيمة مالية، مما يعطي معنى ملموسا للوقت.
أن نظام العوائد يناسب استخدام القيم المهنية والشخصية لتحديد الأولويات. وإليك ثلاث أفكار لتحديد أولوياتك بشكل أفضل:
تذكر سؤال: "ما الذي سأستفيده؟": هذا هو ما يحفز أي شخص تقريبا على القيام بأي عمل تقريبا. فلكي تغير من سلوكك، ابحث عن طريقة تعبر بوضوح عن سؤال "ما الذي سأستفيده؟".
أنشئ قائمة "لا تفعل": صاحب هذا الاقتراح هو" مايكل لوبوف"، وهو اقتراح يمكن أن يعطيك بعض الحرية ويوفر لك بعض الوقت.
قدر قيمة وقتك: كم تكسب في الساعة الواحدة؟ عندما تضيع وقتك – أو تسمح لآخرين بإضاعة وقتك – اعتبر ذلك ينقص من الرقم الذي تكسبه في الساعة. أنت وشركتك تستفيدان من استغلال وقتك بأفضل صورة.
10- حدد الأولويات باستخدام مبدأ باريتو
الخيار الخامس لتحديد الأولويات هو" مبدأ باريتو".
في عام 1906، لاحظ عالم الاقتصاد الإيطالي" فيلفريدو باريتو" أن 20% من الإيطاليين يمتلكون 80% من ثروة البلد. ومع مرور الزمن، عمم الناس 80|20 هذه على موقف أخرى. وفي الثلاثينيات والأربعينيات من القرن الماضي،وضع " جوزيف إم. جوران"، رائد إدارة الجودة، مبدأ عاما أطلق عليه" القلة الحيوية والكثرة العادية". وفي النهاية، شكل هذان المبدأان مع بعضهما قاعدة عملية تقول إن عددا صغيرا من العناصر في مجموعة ما (القلة الحيوية)أكثر أهمية من باقي عناصر المجموعة جميعا (الكثرة العادية).
وإليك ثلاث نقاط إضافية حول" مبدأ باريتو":
اختر اثنين من عشرة: إذا وثقنا في مبدأ باريتو القائل بأن 20% من المهام تولد 80% من النتائج لكل عشرة بنود في قائمة المهام، فعلينا أن نختار اثنتين منها لنستثمر فيهما وقتنا وطاقتنا.
ركز ولا تضطرب: إننا كثيرا ما نشعر بالعجز في مواجهة المهام. وطبقا لمبدأ باريتو، فإننا نستطيع أن نكون فعالين بنسبة 80% إذا حققنا 20% من مهامنا.
اعتبره مجرد دليل إرشادي: الأرقام التي توصل إليها "فيلفريدو باريتو" كانت تنطبق حصريا على توزيع الثروة في إيطاليا منذ قرن من الزمن. الأساس هو التفكير بمبدأ القلة الحيوية" و"الكثرة العادية". استخدام هذا المفهوم في تحديد أولوياتك.
11 – أنجز أعمالك في الوقت المحدد
هل تقوم بالتسويف؟ إن لديك أسبابك. إليك بعض الاستراتيجيات التي يمكنك تطبيقها: هل تبدو المهمة بغيضة؟، أبدأ يومك بالعمل على إنجاز هذه المهمة. لا تعط نفسك الفرصة للقلق بشأنها.
في الليلة السابقة، ضع المهمة في مكان لا يتيح لك فرصة نسيانها.
فوض المهمة لشخص آخر، إذا أمكن ذلك، حدد إيجابيات إنجاز هذه المهمة وسلبيات عدم إنجازها، استخدم النقاط الحمراء لتذكيرك. في كل مرة تقع فيها يدك على وثيقة تحتاج إلى اتخاذ إجراء بشأنها، ضع عليها نقطة حمراء. عندما تزداد النقاط الحمراء، ستفهم الفكرة.هل تبدو المهمة ثقلية، قسم المهمة إلى مهام أصغر.
ابحث عن مكان منعزل بعيد عن مصادر الإزعاج لإنجاز المهمة فيه، هل خطوات تنفيذ المهمة غير واضحة، ضع خريطة لخطوات المهمة. حدد خطوات العمل بالتفصيل.
وإليك ثلاث نصائح أخيرة:
لا تحاول بلوغ الكمال: السعي وراء الكمال يمكن أن يضيع وقتك وطاقتك. فهل المردود يستحق محاولة بلوغ الكمال؟ إذا لم يكن يستحق، فقم بأداء المهمة بالجودة الضرورية المطلوبة ثم انتقل لمهام أخرى.
فكر في العواقب: ماذا سيحدث إذا لم تنجز المهمة؟ هل أنت مستعد لتحمل العواقب؟.
تفهم أسبابك: اكتب قائمة بجميع الأعمال التي كنت تؤجلها. وأمام كل بند في القائمة، اكتب سبب (أسباب) التسويف.
12 – ضع الأهداف وخصص الوقت
الأهداف ضرورية لإدارة الوقت. لذا، خصص قدرا كافيا من الوقت لوضع الأهداف، صحيح أنه سيكون لديك وقت أقل للأنشطة الأخرى، ولكن وضع الأهداف من أفضل الاستراتيجيات لتوفير الوقت. إنك لا تستطيع تحقيق أقصى استفادة من وقتك دون أن تعرف ما تحاول تحقيقه. على المدى القريب والبعيد.
وإليك ثلاث طرق لتجد الوقت والحرية اللازمين للعمل:
خصص وقتا حرا في جدولك: توقف عن العمل من أجل الاسترخاء، وتجديد طاقتك، لتصبح أكثر إنتاجية مرة أخرى.
خطط وقتك لتحقيق كفاءة أكبر: إذا كانت معدتك يمكنها التكيف مع ذلك، وكان جدول مواعيدك يسمح به، فتناول غداءك الساعة 11 صباحا، أو الساعة 2 ظهرا، بحيث تكون لديك فترة هدوء نسبي بين الظهر وبين الساعة 2 بعد الظهر. وعليك أن تحضر إلى العمل مبكرا جدا أو تغادره متأخرا.
ابتعد عن مشتتات الانتباه: اعثر على مكان" سري" يمكنك العمل فيه بدون مقاطعة. قد يكون هذا المكان قاعة مؤتمرات، أو أي مكان آخر في المبنى الذي تعمل فيه.
13 – استخدام المجموعات
تكوين المجموعات، في إدارة الوقت، هو تجميع المهام ذات السمات المشتركة، كالمهام التي تتطلب القليل من الوقت أو الجهد، أو المهام التي يرتبط إنجازها بمكان أو وقت معين.
هناك ثلاث استراتيجيات هي:
كون مجموعات المهام بشكل كامل: استراتيجية تكوين مجموعات المهام تفلح فقط إذا كانت المجموعة كاملة بدون استثناءات. فإذا قمت بتجميع عدة مهام ولكنك نسيت عنصرا لم تضمنه في المجموعة واحتجت للعودة إلية، فإن الاستراتيجية تصبح أقل فعالية.
خطط وقتا إضافيا للاجتماعات: حينما تخصص وقتا لاجتماع، أضف 50% وقتا إضافيا للوقت الذي تقدره للاجتماع. فالاجتماعات يمكن أن تفسد جدولك.
كيف جسدك ليعمل بشكل أفضل: استغل إيقاعاتك الطبيعية أفضل استغلال. الأطعمة الثقيلة والمواد الكربوهيدراتية (خاصة السكر) تجعلنا نشعر بالكسل عادة. أما القهوة والمشروبات الغازية فهي عادة ما يكون لها تأثير منبه مؤقت وقصير.
14 – فوض بفعالية
هل تقوم بمهام ليست من صميم عملك؟ ربما ينبغي أن تفوضها لآخرين.
ولكي تفوض بفعالية، يجب ألا تخشى فقد سيطرتك على المهمة، أو تظن أنك الشخص الوحيد الذي يستطيع إنجازها بشكل جيد، أو تعتقد أنك ستبدو غير كفء أو أنك لا تملك سلطة التفويض، أو تخشى أنه قد يمكن الاستغناء عنك.
وفيما يلي الخطوات الرئيسية للتفويض الناجح:
1. حدد المهمة.
2. ارسم خريطة تدفق العمل في المهمة.
3. ابحث عن الشخص المناسب. من الذي يستطيع إنجازها، وربما حتى يستمتع بها؟
4. اشرح المهمة.
5. اشرح كيف يمكن أن يستفيد الشخص الذي رشحته من أدائها.
6. حدد بشكل واضح معاييرك لإنجاز المهمة والموعد النهائي لإنجازها.
حاول اتباع تلك النصائح الثلاث عند التفويض:
فوض بذكاء: متى أمكن، فوض المهمة للشخص القادر على إنجازها بأقل تكلفة. إن أفضل استخدام اقتصادي لوقت أي موظف هو تكليفه بمهام تتناسب مع أقصى ما يملكه من قدرات ومع أعلى درجات التدريب التي وصل إليها.
تعلم الابتعاد: إذا أصررت على السيطرة على كل صغيرة وكبيرة في نطاق مسئوليتك، فأنت بعيد عن فهم طبيعة السيطرة وفوائدها، استعن بعناصر خارجية: كلف عناصر من خارج الشركة بأداء بعض المهام.
15 – فقط قل "لا" ، قد تكون أهم كلمة في إدارة الوقت هي كلمة "لا".
كثيرا ما يكون للناس مطالب من وقتنا وطاقتنا. ورفض بعض تلك المطالب من المهارات المهمة والضرورية، إذا طلب منك شخص ما أن تفعل شيئا ما، فاسأل ما الذي يعنيه قيامك بهذا الشيء بحسابات الوقت والطاقة، اذكر سببا وجيها، كن دبلوماسيا، اقترح مقايضة من نوع ما، طريقة أخرى للمساعدة.
وإليك ثلاث توصيات هي:
اعرف كيف تقبل: ربما يمكنك أن تقبل بطريقة ما طلبا كنت سترفضه بطريقة أخرى.
كن شجاعا وصادقا: غالبا ما يقول الناس " دعني أفكر في الأمر " لتأخير الرفض، أو حتى لجعل الضرورة تنتفي.
اصنع قائمة بالمسئوليات الحالية التي كان عليك أن ترفضها: كيف سترفض مثل هذه المسئوليات مستقبلا؟ أحيانا بالطبع تكون هناك أسباب سياسية تجعل الرفض مستحيلا.
16 – توقع وخطط
أحيانا تقع الأخطاء والمشكلات، وعندئذ يضيع منا الوقت، أو ما هو أكثر. فإذا كنا نستطيع توقع ما يمكن أن يحدث، نستطيع أن نضع الخطط الكفيلة بتقليل خسائرنا.
افترض دائما أن الأمور ستأخذ وقتا أطول مما هو متوقع لها. خصص وقتا أطول مما تعتقد أنك ستحتاجه.
وإليك ثلاثة اقتراحات لتحسين قدرتك على التوقع:
انتبه لما يحدث حولك: إن توقع المستقبل يتطلب معرفة الماضي والحاضر. فكلما عرفت أكثر، كنت أكثر قدرة على التعرف على الأحداث التي قد تؤثر عليك.
ادمج الوقت في جدول أعمالك: ربما تلجأ إلى تقديم ساعتك بضع دقائق، أو تقديم المواعيد النهائية في تقويمك عن المواعيد الأصلية بضعة أيام. ساعد الآخرين في مشكلات الوقت عن طريق منحهم مواعيد نهائية مبكرة، كما لو كانت حقيقة.
خطط لحل مشاكل الموظفين: هل الموظفين الذين تعمل معهم كل منهم مدرب على عمل الآخر؟ إذا تغيب أحدهم عن العمل لظرف طارئ، فهل يمكن لزميله أن يؤدي عمله؟.
17 – كن اجتماعيا بذكاء
أين يذهب كل وقتك؟ المشاركة الاجتماعية تأتي على رأس قائمة العوامل الستة المضيعة للوقت في العمل.
فالإفراط في المشاركة الاجتماعية يستهلك كثيرا من الوقت، ويمثل ذلك أحد مصادر القلق لدى الكثير من المديرين نظرا لتأثيراته السلبية على الإنتاجية. ومع ذلك فإن المكان الذي يكرس العاملون فيه 100% من وقتهم للعمل الخالص يكون منفرا وشديد الكآبة.ومن نواح عديدة، المشاركة الاجتماعية بقدر معقول تزيد من شعور الموظفين بالرضا عن العمل وترفع معنوياتهم. ونتيجة لذلك، تتحسن الإنتاجية.
إليك ثلاث طرق:
إذا كنت ذا شخصية انبساطية، فضع حدودا: إذا كان تركيز وظيفتك موجها نحو المهام، فإنك بحاجة لفترات راحة من أجل التواصل الإنساني، ولكن اجعلها فترات قصيرة.
إذا لم تكن ذا شخصية انبساطية أو انطوائية، فحافظ على هذا التوازن:
لا تسمح للناس بأن يشتتوك. إذا كان تركيز وظيفتك موجها نحو المهام، فلا بأس ببعض المشاركات الاجتماعية الموجزة، ستكون مفيدة لك.
إذا كنت أكثر انطوائية، فزد من مشاركاتك الاجتماعية وابحث عن العزلة أكثر: إنك لا تميل إلى المشاركة اجتماعيا بكثرة، ولكنك بحاجة لفترات راحة قصيرة ومتكررة. والأرجح أن وظيفتك موجهة نحو المهام. المشاركات الاجتماعية بين الحين والآخر يمكن أن تفيدك، خاصة مع الأشخاص الذين تعرفهم جيدا.
18 – تتبع موقع الأشياء
أين يذهب كل وقتك؟ وضع الأشياء في غير مواضعها هو العامل رقم 2 على قائمة العوامل الستة المضيعة للوقت في العمل.
إن الشخص العادي يهدر ثلاث ساعات أسبوعيا في البحث عن أشياء " مفقودة ". لذا، إذا أمكنك الوصول إلى الأشياء بسرعة، فإنك ستوفر الوقت. وربما كان مكتبك هو أكثر الأماكن إزعاجا في هذا الشأن.
وإليك ثلاثة اقتراحات هي:
قيم أسلوبك في تنظيم المكتب: أسلوب تنظيم المكتب ينبغي أن يكون ملائما لعملية التفكير الخاصة بك. وينبغي أن يتناسب مع وظيفتك.
اجعل سطح مكتبك خاليا في نهاية اليوم: قد يكون ذلك مستحيلا إذا كان لديك نزعة إلى بسط أغراضك على سطح المكتب، ولكن ربما كان هذا ممكنا تدريجيا.
تذكر أن المظهر مهم: قد يكون أسلوبك في تنظيم مكتبك مريحا لك، ولكن رئيسك، وزملاءك، وغيرهم قد لا يعرفون ذلك، أو لا يرغبون في قبوله. هل تعكس الصورة التي ترغب في إظهارها لهم؟
19 – دون الأشياء كتابة
أين يذهب كل وقتك؟ نسيان الأشياء هو العامل رقم ثلاثة في قائمة العوامل الستة المضيعة للوقت في العمل.
إليك أبسط النصائح لتوفير الوقت: إذا كان من المهم أن تتذكر شيئا ما، فدونه على الورق. اجعل الأمور أسهل وأخف عبئا على عقلك: استخدم عقلك في التفكير أكثر منه في تذكر أشياء يمكن بسهولة أن تدونها وتتجنب مخاطرة نسيانها.
وإليك ثلاثة اقتراحات ربما كان أينشتين قدمها لك:
استخدم وسيلة تذكر لمساعدتك على تذكر الأشياء التي لا تستطيع تدوينها: هذه الطريقة مناسبة جدا لتذكر الأسماء. فعندما تقابل شخصا ما، يمكنك أن تربط اسمه بسماته الجسدية أو بشيء اعتباطي أو حتى غير منطقي.
درب ذاكرتك: كلما ازداد استخدامنا لعقولنا، كنا أقل عرضة لضعف الذاكرة عندما نتقدم في السن.
أضف القيمة لأموالك: هل تواجه صعوبة في تذكر اصطحاب ورقة بيضاء معك لتدوين الأشياء عليها؟ الأرجح أنك تحمل معك دائما نوعا معينا من الأوراق، أوراق النقد. لذا، اطو ورقة بيضاء وضعها في محفظة نقودك.
20 – سافر بحكمة وبراعة
أين يذهب كل وقتك؟ العامل رقم أربعة في قائمة العوامل الستة الأكثر إضاعة للوقت في العمل هو السفر يوميا من وإلى العمل والرحلات الجوية.
السفر يوميا إلى العمل ومنه – بالسيارة، أو الحافلة، أو القطار- يستغرق وقتا. ومع ذلك، فإننا نستطيع أن نحقق استفادة أكبر من هذا الوقت بدلا من أن تستسلم ببساطة للملل والإحباط. يمكننا قراءة الصحف، والتحدث في الهاتف المحمول، والاستماع إلى أشرطة تحفيزية، بالإضافة إلى إمكانية العمل على الكمبيوتر المحمول، وغير ذلك.
وإليك ثلاثة اقتراحات للقيام بعدة مهام أثناء السفر:
قم بعدة مهام بالأسلوب الكلاسيكي: لسنوات طويلة، كان كثير من الناس يحملون معهم ملفا يحتوي على المهام التي يريدون إنجازها. وهذا الملف هو ببساطة عبارة عن مجلد يحتفظون فيه بالمهام والمشاريع الصغيرة، مثل عناصر القراءة القصيرة، والنماذج التي تحتاج لاستكمالها، وما إلى ذلك.
لا تسمح أبدا لمسألة القيام بعدة مهام بأن تصبح مخاطرة: إذا كنت تأكل ساندوتشا، وتشرب القهوة، وتتحدث في هاتفك المحمول أثناء قيادة السيارة، فذلك ينطوي على مخاطرة كبيرة.
لا تسمح أبدا بأن يصبح أداء عدة مهام استحواذا: الشعور بأنه يجب عليك دائما العمل في أكثر من مهمة في وقت واحد يمكن أن يصبح عادة قهرية.
21 – اقرأ أقل، بشكل أفضل
أين وفقا لرأي خمسة من بين كل ستة مسئولين تنفيذيين، فإن أكبر العوامل المضيعة للوقت في العمل هي القراءة.
القراءة وسيلة ضرورية للحصول على المعلومات المفيدة. والمسئولين التنفيذيين المقتنعون بهذه الفكرة لابد وأنهم متذمرون، جزئيا على الأقل، ليس من القراءة ذاتها وإنما من كم المواد التي يحتاجون لقراءتها.
ويمكنك أن تقرأ أقل:
- اشترك في المطبوعات التي تلخص الكتب،والمقالات، وغيرها من المعلومات مثل Kiplinger Washington Letter، Book Summaries Executive. من المرجح أن هناك مطبوعات مماثلة في مجال عملك.
- تجاهل المعلومات غير وثيقة الصلة بمجال عملك. وإذا كان آخرون في الشركة يبعثون إليك عادة معلومات لا تحتاج إليها، فاطلب شطب اسمك من قائمة المستقبلين.
- امسح المواد الواردة إليك. اجعل مساعدك يلخص لك المحتويات وثيقة الصلة التي تحتويها الرسائل الطويلة.
وأخيرا، يمكنك القيام بثلاث أشياء لتقلل ببساطة حجم المواد المقروءة التي تتلقاها:
احذف أي رسالة بريد من الواضح أنها عديمة القيمة: لا تحاول حتى فتح هذه الرسالة. غالبا ما تحاول جهات التسوق عبر البريد المباشر جعل رسائلها تبدو جذابة ومهمة. لاتنخدع بذلك.
قلص رسائل البريد غير المرغوبة: زر موقع اتحاد التسويق Marketing Associating (www.the –dma.org)Direct.سوف يساعدك قسم مساعدة المستهلك على شطب اسمك من قوائم المراسلة.
ألغ الاشتراكات: إذا كنت تتلقى مطبوعات نادرا ما تقرؤها أو لا تقرؤها مطلقا، فاطلب إلغاء اشتراكك فيها.
22 – تعلم أن تقول:" إلى اللقاء"
أين يذهب كل وقتك؟
العامل رقم ستة في قائمة العوامل الستة الأكثر إضاعة للوقت في العمل هو الأشخاص المولعون بالثرثرة. ولعل هذا العمل كان سيأتي في مرتبة متقدمة على الأرجح لو ما يشتمل المسح على عامل "المشاركة الاجتماعية " الأكثر عمومية، والذي هو أسوأ عوامل إضاعة الوقت.
وإليك ثلاثة اقتراحات هي:
استخدام لغة الجسد: إنك لست بحاجة لاستخدام الكلمات إذا كنت تستطيع توصيل الرسالة بواسطة لغة الجسد. دوام على النظر في ساعة يدك أو ساعة الحائط، واجعل ذلك واضحا.
كن صريحا: إذا كنت تتحدث في الهاتف أو وجها لوجه، فقم بتوضيح غايتك فحسب.في بداية المحادثة، وضح حدود الوقت المتاح لك.
راقب نفسك: كن يقظا لأي إشارات تصدر عنك قد يعتبرها الآخرون إشارة على حبك للثرثرة. أحيانا تختلف نظرتنا للوقت عندما نكون نحن من يتحدث. هل يستخدم الآخرون هذه الاستراتيجية معك؟
23 – استخدام الأدوات بحكمة
إننا نمتلك الكثير من الأدوات التكنولوجية التي تمكننا من إدارة وقتنا بشكل أفضل: الهواتف، أنظمة البريد الصوتي، أجهزة الكمبيوتر، ماكينات النسخ الفوتوغرافي، الطابعات، آلات الفاكس، المنظمات الإلكترونية، الهواتف المحمولة، أجهزة الاستدعاء الآلي، أجهزة المسح الضوئي.
وإليك ثلاث نقاط بشأن الأدوات التكنولوجية:
اعرف ما تحتاج إلية: تعرف على الوسيلة التكنولوجية التي تفكر في استخدامها. اقرأ التقارير أو المقالات، وتصفح مواقع الويب، وتحدث مع أصدقائك عن تجاربهم.
احصل على ما تريد: عند تسوقك لشراء منتج، خذ معك قائمة بالأنشطة التي ستحتاج لإنجازها باستخدامه. اطلب من موظف المبيعات أن يعرض عليك أداة يمكنها إنجاز ما تريده وأن يشرح لك أبسط الطرق لأداء هذه الوظائف.
ابحث بذكاء وسرعة: شبكة الويب مصدر بحثي رائع، ولكنها تتطلب بعض الخبرة لتستخدمها بفعالية وكفاءة. عليك بتذكر حقيقتين أساسيتين: أولا، شبكة الإنترنيت يمكنها أن توفر الوقت، أو تهدره، لذا، تحل بالانضباط. ثانيا، ليس كل ما يعرض على شبكة الإنترنيت صحيحا. يجب أن تشك في أي معلومات من مصدر لا تعرف شيئا عن موثوقيته.
24 - وفق بين أدواتك واحتياجاتك
بيئة العمل مهمة لإدارة الوقت. فإذا كانت مريحة وتتسم بالكفاءة، فستكون أكثر إنتاجية، وإذا لم تكن كذلك، فإنها يمكن أن تسرق وقتك.
وينبغي أن تشتمل أكثر البيئات دعما على:
- مقعد مريح مصمم علميا لإعطاء أفضل إنتاجية.
- إضاءة كافية تغطي جميع المساحات في مكان العمل.
- درجة حرارة مريحة وثابتة في جميع أرجاء المكان.
- نافذة.
- مساحة عمل كافية.
- مخازن لمواد ومستلزمات العمل المستخدمة.
وإليك ثلاثة اقتراحات أكثر كفاءة بالنسبة للوقت:
اختر الترتيب الأكثر ملاءمة: هناك أربعة ترتيبات رئيسية، هجائي، وموضوعي، وعددي، وزمني، وغالبا ما تعمل الأنظمة الهجين بأفضل صورة، مثل "نظام ديوي العشري" الذي يصنف الكتب في مجموعات أولا حسب الموضوع ثم هجائيا حسب اسم المؤلف.
قم بتسمية الملفات بطريقة بسيطة ومنطقية: ضع المستندات داخل المجلد بحيث تكون المستندات الأحدث في المقدمة.
نقح ملفاتك بصفة دورية: استقطع من وقتك ساعة واحدة على الأقل شهريا تراجع فيها ملفاتك وتنقحها وتقلص حجمها.